ATTENZIONE: LA DOCUMENTAZIONE CHE SEGUE E' INDIRIZZATA AI TECNICI DEI POLI INFORMATICI E NON AGLI UTENTI FINALI

Raccolta informazioni

Per poter migrare la posta da un sistema gestito da un dipartimento o da un centro alla posta di Ateneo e' in primo luogo necessario raccogliere ed inviare le informazioni alla Direzione ICT. La raccolta deve avvenire con un formato specifico: per ogni tipologia di indirizzo e casella sotto indicata sono disponibili dei file in formato CSV e le relative regole di compilazione.

Personale con Credenziali di Ateneo

File CSV: posta_personale_cda.csv

Formato:

Personale senza Credenziali di Ateneo

Per il personale che non e' in possesso di Credenziali di Ateneo (borsisti,ecc...) deve essere fatta la
richiesta di attivazione delle credenziali di Ateneo (vedi http://ict.unipi.it/servizi/credenziali) e conseguente migrazione dell'indirizzo di posta elettronica rimandando il file csv
posta_personale_cda.csv con le nuove righe.

Indirizzi di posta elettronica impersonali

File CSV: posta_impersonali.csv

L'inoltro puo' essere singolo o multiplo (piu' indirizzi di inoltro).

Formato:

Mailing list

Le mailing list da attivare vanno concordate. L'amministrazione completa delle mailing list sara' delegata al Polo Informatico.

Invio ed elaborazione

Una volta compilati i file CSV questi vanno inviati a <uss@unipi.it>. Il gruppo che si occupa dei servizi di posta elettronica provvedera' ad elaborarli e ad importarli nel sistema di posta di Ateneo.  In questa fase verranno anche assegnati gli indirizzi nella forma <nome.cognome@unipi.it> a tutto il personale strutturato*. Le omonimie saranno trattate aggiungendo un numero prima di <@unipi.it> (<nome.cognome1@unipi.it>) all'indirizzo appartenente all'utente con il numero di matricola piu' elevato. Oltre all'indirizzo <@unipi.it> per il personale strutturato e  agli indirizzi di struttura comunicati, su ogni account verra' configurato un indirizzo nella forma <CREDENZIALE@tmp.unipi.it> che potra' essere utilizzato dal Polo Informatico nella successiva fase di configurazione dei client per inoltrare i messaggi diretti ai vecchi account. A conclusione del processo riceverete un elenco degli account e degli indirizzi attivati.

NOTA BENE: Tutti i precedenti indirizzi assegnati dalla struttura saranno mantenuti.

* Professori Ordinari, Professori Associati, Ricercatori Universitari a tempo indeterminato, Tecnici-Amministrativi a tempo indeterminato e determinato.

Attivazione account e configurazione dei client

Gli account inseriti nel sistema di posta di Ateneo saranno immediatamente funzionanti, ma fino a che non sara' effettuato lo switch del record MX la posta per i vecchi indirizzi continuera' ad essere consegnata ai server della struttura. La scelta della modalita' operativa piu' efficace per configurare i client e attivare i nuovi account e' chiaramente a carico del SID. Di seguito vi proponiamo alcune modalita' operative utilizzate dai Poli Informatici del SID nelle migrazioni avvenute fino ad ora:

Divide et impera

• divisione degli account da attivare in gruppi di utenti configurabili in un tempo congruo (una mattina/un giorno);
• calendario di configurazione dei gruppi di utenti (ad es. lun -> gruppo1, mar-> gruppo2, ecc.);
• al termine della configurazione dei client di ciascun gruppo attivazione di un inoltro dal vecchio indirizzo al nuovo account utilizzando l'indirizzo temporaneo <CREDENZIALE@tmp.unipi.it>; 

Self-made

• comunicazione all'utenza dei parametri di configurazione del nuovo account e dei nuovi indirizzi attivati (quelli sul dominio <@unipi.it>);
• preparazione ed invio all'utenza di guide sul trasferimento dei messaggi dai vecchi ai nuovi account (ad es. tramite client con doppio account);
• comunicazione all'utenza del server di webmail della posta di ateneo (https://webmail.unipi.it);

Don't move! (sperimentale)

• concordare e testare con la Direzione ICT la possibilita' di importare i messaggi dai vecchi ai nuovi account;
• comunicazione all'utenza dei parametri di configurazione del nuovo account e dei nuovi indirizzi attivati (quelli sul dominio <@unipi.it>);
• posporre ogni intervento sui client (sia da parte dell'utente che con l'assistenza del personale del Polo Informatico) fino al momento dello switch MX;

Switch record MX

Una volta terminato il lavoro di configurazione o di preparazione per i nuovi account, si effettuera' lo switch del record MX. Da quel momento in poi tutti i messaggi diretti ai vecchi, cosi' come ai nuovi (<@unipi.it>), indirizzi verra' consegnato nelle nuove caselle di posta. Se il lavoro di configurazione/preparazione dei nuovi account avra' incluso il trasferimento dei messaggi presenti sul vecchio account, il server delle caselle di posta della struttura potra' essere immediatamente spento, in caso contrario il Polo Informatico individuera' modalita' di trasferimento e conseguentemente i tempi di dismissione.